Tipps zur Veranstaltungsplanung und Öffentlichkeitsarbeit

Damit eine Veranstaltung ein Erfolg wird sind einige wichtige Punkte zu beachten. Sowohl die Vor- als auch die Nachbereitung sind neben der eigentlich Durchführung besonders wichtig und unbedingt gut zu planen. Leider kommt gerade die Nachbereitung von Veranstaltungen oft zu kurz, was dazu führt, dass Probleme in der Planung immer wieder auftreten und die langfristige Wirkung einer Veranstaltung nicht gewährleistet werden kann. Dies kann durch eine gute Evaluation der Veranstaltung und der vorangegangenen Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld verhindert werden.

Vorbereitung

Bevor man eine Veranstaltung plant, sollte man sich über einige Punkte klar werden:

• Was will ich mit der Veranstaltung erreichen?
• Wer ist meine Zielgruppe?
• Welche Form der Veranstaltung erscheint sinnvoll?
• In welchem Rahmen soll die Veranstaltung stattfinden (öffentlich oder nicht-öffentlich, beschränkte Teilnehmerzahl)" Wenn diese grundsätzlichen Fragen geklärt sind, sollte man sich über die konkrete Ausgestaltung Gedanken machen:
• Brauche ich ReferentInnen, wenn ja, wer ist geeignet?
• Wie sind die zeitlichen Fristen?
• Welche Methoden kommen zur Anwendung?
• Welche organisatorischen Fragen müssen noch geklärt werden? (Raum, Catering, Materialien, GEMA-Gebühren, Versicherungen der Technik, Einladungen, Betreuung der ReferentInnen)
• Für alle Punkte gilt: Wer ist zuständig?

Es gibt jede Menge Organisatorisches zu planen, also sollte man immer etwas mehr Zeit einplanen als unbedingt nötig. Falls ReferentInnen eingeladen werden sollen, ist es ohnehin angebracht, so früh wie möglich anzufragen, damit die Termine noch abgestimmt werden können. Wenn die inhaltliche und organisatorische Planung steht, ist es Zeit, die Finanzierung zu planen. Dabei sind die Kosten für Raummiete, Material, Honorare etc. zu bedenken. Es kann sinnvoll sein, einen Antrag bei einem öffentlichen oder privaten Träger zu stellen (siehe hierzu Antrag). Meistens muss aber ein bestimmter Eigenanteil erbracht werden, der bei Bedarf durch die Valorisierung von Leistungen erreicht werden kann (siehe Valorisierung). Falls Teilnehmerbeträge genommen werden, sind diese selbstverständlich auch Teil der Finanzierung. Allerdings sollte man beachten, dass oft nicht 100%ig planbar ist, wie viele Teilnehmer letztendlich anwesend sind und zahlen. Gleiches gilt für den Erlös aus Verkäufen beispielsweise von Broschüren während der Veranstaltung. Hier ist es sinnvoll, sich mit anderen Organisationen auszutauschen, die bereits Erfahrung mit der geplanten Veranstaltungsform und –größe haben. Falls die Veranstaltung öffentlich ist, spielt die Bewerbung eine große Rolle für den Erfolg. Faltblätter, Flyer und Plakate sollten ansprechend und auf die Zielgruppe ausgerichtet sein, sowie zu einem günstigen Zeitpunkt verteilt werden. Bei größeren Organisationen oder Kooperationen, sowie bei prominenten Gästen und ReferentInnen ist auch eine Pressemitteilung sinnvoll. Mehr Tipps zu Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gibt es hier.

Durchführung

Auch bei der Durchführung ist es wichtig, dass die Aufgaben untereinander klar verteilt sind, sodass am Ende nicht ein wichtiger Punkt ohne Zuständigen bleibt. Es ist sinnvoll eine Person zu bestimmen, die das Team untereinander koordiniert.

Während der Veranstaltung gibt es einige Punkte, die bedacht werden müssen:

• Auf- und Abbau der Stühle, des Podiums, der Technik etc.
• Moderation: Wer macht sie und wie läuft sie ab?
• Empfang der Teilnehmer/innen, eventuell ein Buffet etc.
• Auslage von Flyern und Infomaterial

Nachbereitung

Damit eine Veranstaltung langfristig ein Erfolg ist und zukünftig Fehler in der Planung vermieden werden können, ist eine gute Nachbereitung wichtig. Hierzu gehören vor allem die inhaltliche Evaluation der Veranstaltung selber und auch der Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld:

• War die Veranstaltung gut besucht?
• Kamen die TeilnehmerInnen aufgrund von guter Werbung?
• Zeigten die TeilnehmerInnen Interesse?
• Wurden alle geplanten Aktionen erfolgreich umgesetzt?
• Wurden die im Vorfeld formulierten Ziele erreicht?
• Welche Probleme gab es während der Vorbereitung und Durchführung?

Bei einer gelungenen Veranstaltung ist es sinnvoll, die Ergebnisse in einer schriftlichen Dokumentation festzuhalten. Diese kann dann als Broschüre für Werbezwecke oder als Informationsmaterial genutzt werden. Falls Gelder beantragt wurden, wird von den meisten Förderern ohnehin zumindest ein kurzer schriftlicher Bericht und eine Evaluation verlangt. Mehr zum Thema Evaluation gibt es hier.

Weiterhin muss nach der Durchführung der Veranstaltung die Abrechnung gemacht werden (siehe hierzu Abrechnung).